標案審查會議準備指南：評選簡報製作與現場報告要點

對採最有利標或需要評選的政府標案來說，審查會議是廠商向評選委員爭取得標的關鍵環節。在有限的簡報與詢答時間內，廠商必須清楚傳達服務內容、執行計畫與自身優勢，並妥善回應委員的提問。本文分為「簡報製作」與「會議準備與報告」兩部分，整理標案審查會議的準備重點，並在文末附上會前檢核表。

一、簡報製作要點

1. 依評選項目配分分配內容比重

先確認評選須知中各評選項目的配分，再依配分高低分配簡報篇幅。舉例來說，若技術方案占評分的比重最高，簡報中技術方案的頁數與講解時間也應相對最多；配分低的項目則簡要帶過即可。

2. 依報告時間配置頁數

先確認機關規定的簡報時間（常見約 10～15 分鐘，實際以各案規定為準），再依時間推算頁數。一般而言，每頁應能在 1～2 分鐘內講解完畢，避免頁數過多導致超時，或單頁資訊量過大講不清楚。

3. 以圖像化增強可讀性

善用圖表、流程圖與資訊圖形，把複雜的內容轉化成一眼就能理解的畫面。每頁應有明確的主題與視覺焦點，並以色彩或圖形標示重點。建議書中已繪製的圖表可直接延用，相關技巧可參考〈提高服務建議書可讀性：利用視覺化〉。

4. 簡潔明瞭

使用簡明的標題與條列式重點，避免整段文字貼上投影片。投影片負責呈現重點，詳細說明則由報告人口述補充。

二、會前確認事項

• 時間與地點：確認招標文件或機關通知中的審查時間、地點與報到方式。
• 會議設備：確認現場是否提供電腦、投影機與轉接頭，或需自備設備；建議準備備用檔案與隨身碟。
• 出席人數：確認機關對出席人數的限制，並安排適合的報告人與答詢人員。
• 紙本資料：確認是否需提供簡報紙本給委員，以及需要的份數。

三、報告準備與現場技巧

1. 熟悉建議書內容與評選重點

報告人應熟悉服務建議書的內容與公司優勢，並清楚掌握評選須知的評分項目，知道委員最想看到什麼。

2. 預先設想委員提問

委員常會針對人力配置、執行方法、經費合理性、履約風險與過往實績提問。建議事先整理可能問題與回答要點，分配由誰回答，必要時準備補充資料。

3. 掌控報告時間

嚴守規定的報告時間，超時可能被打斷而無法講完重點。建議安排專人計時，並預先規劃時間不足時可略過的頁面。

4. 回答有依據、簡潔切題

回答委員問題時先給結論，再提出依據或數據佐證，避免冗長或答非所問。若當下無法確定，應誠實說明並提出後續補充的方式。

5. 反覆演練

正式審查前應實際計時演練數次，最好請未參與撰寫的同事扮演委員提問，檢視報告是否流暢、重點是否清楚。

四、審查會議會前檢核表

常見問題 FAQ

Q1：簡報內容可以和服務建議書不同嗎？

簡報應以服務建議書為基礎，濃縮重點呈現，不宜提出建議書中沒有的承諾。若有補充說明，也應與建議書內容一致，避免委員產生疑慮。服務建議書的架構可參考〈服務建議書撰寫指南〉。

Q2：政府補助計畫的審查簡報也適用這些原則嗎？

大部分原則相同，例如依審查重點分配內容、控制時間與預備委員提問；但補助計畫更重視研發或執行效益，可參考〈計畫審查會簡報〉。

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